Rewolucja w Optymalizacji Wydajności w Dużej Firmie Odzieżowej

Firma odzieżowa z centralnej Wielkiej Brytanii, zarządzająca sześciopiętrowym magazynem o długości ponad 400 metrów, zatrudniającym ponad 1600 pracowników, stanęła przed poważnymi wyzwaniami operacyjnymi. W warunkach, gdy 90% magazynu zostało zautomatyzowane, problemy nadal występowały na wielu płaszczyznach – od kontroli jakości, przez przepływ informacji, aż po strukturę organizacyjną. Kluczowym problemem była chaotyczna strefa kontroli jakości, gdzie towary takie jak kurtki, buty, bielizna, a nawet zabawki mieszały się na jednym obszarze, co skutkowało opóźnieniami i błędami przy wysyłce.

Wyzwania i Problemy

Na początku firma zmagała się z następującymi problemami:

• Nieefektywna kontrola jakości: Towary, które powinny trafić do strefy przygotowania do wysyłki, były pomieszane – brakowało segregacji według kategorii. W wyniku tego produkty nie były szybko identyfikowane, a pracownicy musieli radzić sobie z nadmierną liczbą palet oczekujących na segregację.
• Problemy z przepływem informacji: Sugestie i pomysły pracowników często zatrzymywały się na poziomie team liderów, którzy przekazywali je dalej z opóźnieniem lub modyfikowali w sposób niekorzystny dla zespołu lub po prostu przywłaszczali ich pomysły. To powodowało frustrację, a ostatecznie, rotację kluczowych talentów.
• Mobbing i złe relacje w zespole: W pewnym dziale doszło do nadużyć – menedżer, stosował mobbing wobec pracownika który jak się okazało miał wyższe kwalifikacje niż ten menager (prowokacja audytora, która polegała na przekazaniu spreparowanego CV aby menager przekazał je wyżej), co wpłynęło negatywnie na morale całego zespołu. Konflikty w zarządzaniu prowadziły do poważnych zakłóceń w codziennej pracy.
• Problemy ze strukturą organizacyjną: Zbyt duża liczba menedżerów i team liderów powodowała, że pracownicy otrzymywali sprzeczne polecenia, co utrudniało realizację zadań. Dodatkowo, nadmiar personelu administracyjnego generował niepotrzebne koszty i zamęt w komunikacji.
• Kwestie związane z logistyką i przepływem towarów: Brak precyzyjnej segregacji na etapie przyjęcia i wysyłki towarów powodował opóźnienia, a czas oczekiwania magazynowego był dłuższy niż optymalny.

Wdrożone Rozwiązania

Nasza interwencja rozpoczęła się od kompleksowego audytu metodą „Tajny Pracownik”. W ramach tej metody ekspert wcielił się w rolę pracownika działu magazynowego, co pozwoliło na autentyczną obserwację codziennych procesów. Dzięki temu udało się uzyskać niezakłócony obraz funkcjonowania firmy.

1. Optymalizacja stref magazynowych:
   Wprowadziliśmy system segregacji towarów już na etapie przyjęcia. 
   Optymalizacja działań i wprowadzenie dodatkowego asortymentu pomocniczego, ograniczyło czas jednego przejścia pracownika przez lokalizacje o 40 %, dzięki czemu towary mogły szybciej wrócić do systemu, i dalej szybciej trafić do klienta.
   Dzięki temu udało się skrócić czas jednego przejścia lokalizacji o aż 40%, co umożliwiło szybszy obrót towarów i skróciło czas dostawy do klienta.

2. Usprawnienie kontroli jakości:
   Na etapie pakowania wdrożyliśmy system wstępnej segregacji, na podstawie przypisanego kodu (np. buty męskie – kod 1, buty damskie – kod 2, kurtki – kod 3 itd.). Specjalizacja pracowników w określonych kategoriach pozwoliła na szybszą i bardziej precyzyjną kontrolę jakości. Zmniejszyła się liczba palet oczekujących na segregację, a proces kontroli stał się bardziej efektywny.

3. Poprawa przepływu informacji:
   Wdrożyliśmy dedykowane skrzynki mailowe dostępne tylko dla menedżerów wysokiego szczebla. Dzięki temu sugestie i pomysły pracowników nie były modyfikowane przez pośredników na poziomie team liderów, co poprawiło komunikację wewnętrzną. System ten pomógł w ograniczeniu frustracji, poprawił morale pracowników oraz udało się zdobyć cenne sugestie pracowników.

4. Restrukturyzacja zarządzania:
   Przeprowadziliśmy reorganizację struktury menedżerskiej – z redukcji liczby menedżerów i team liderów. Wprowadziliśmy jasną hierarchię, gdzie tylko wybrani liderzy odpowiadali za konkretne strefy w magazynie. Dzięki temu komunikacja stała się bardziej przejrzysta, a decyzje były podejmowane szybciej.

5. Wdrożenie systemu zmian w harmonogramie pracy:
   Zmieniliśmy tryb pracy w magazynie, przechodząc z pracy zmianowej 8 godzinnej, rotowanej przez poranne i popołudniowe zmiany na system 12-godzinnych zmian, co pozwoliło pracownikom lepiej planować swoje życie. Dodatkowo, wprowadziliśmy motywacyjne działania, które wprowadziły element rywalizacji między grupami, podnosząc efektywność zespołu.

6. Innowacje energetyczne:
   Zaproponowaliśmy również wdrożenie systemu mini elektrowni solarnej i wiatraków, które miały częściowo zaspokoić zapotrzebowanie na energię w okresie letnim, co przyczyniło się do znacznego obniżenia kosztów operacyjnych.

Wyniki i Efekty

Dzięki naszym działaniom, po około 6 miesiącach firma odnotowała znaczące rezultaty:

• Skrócenie czasu przetwarzania towarów – czas przepływu towaru został skrócony o około 15% - 20%, co pozwoliło na szybsze wysyłki do klienta.
• Redukcja kosztów operacyjnych – optymalizacja procesów magazynowych i inwestycje przyczyniły się do oszczędności sięgających 1,5–2 milionów funtów rocznie.
• Poprawa komunikacji – wdrożenie dedykowanego systemu informacji poprawiło przepływ danych, co zredukowało frustrację i rotację pracowników.
• Restrukturyzacja organizacyjna – jasna hierarchia i zmniejszenie liczby menedżerów umożliwiły szybsze podejmowanie decyzji i lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi.
• Wzrost efektywności – optymalizacja całego procesu magazynowania, kontroli jakości i logistyki przekłada się na zwiększenie wydajności i konkurencyjności firmy.

Podsumowanie

Dzięki audytowi „Tajny Pracownik” i kompleksowej optymalizacji procesów firma odzieżowa zyskała nową dynamikę operacyjną, która przełożyła się na realne oszczędności i poprawę jakości usług. Nasze rozwiązania nie tylko usprawniły przepływ towarów, ale również poprawiły komunikację wewnętrzną, zmniejszyły problemy z mobbingiem oraz uporządkowały strukturę zarządzania. To przykład, jak innowacyjne podejście do optymalizacji wydajności może odmienić funkcjonowanie nawet dużej organizacji, czyniąc ją bardziej efektywną i konkurencyjną na rynku.